On retrouve sur leur site Web des listes de conseils pour chacun des trois formats de la populaire suite Microsoft Office. Ces conseils sont reproduits ici avec quelques modifications très légères. À consommer avec entrain.

Conseils pour la création de documents Word accessibles

Référence : http://anysurfer.org/fr/node/209.

De manière générale pour créer des documents Word il faut suivre les mêmes principes que pour la création de pages Web accessibles : présenter l’information sous forme de texte ou offrir une alternative textuelle lorque ce n’est pas le cas, utiliser de bons contrastes, utiliser les éléments structurants (sémantique) prévus dans le traîtement de texte (styles pour les titres, listes numérotées ou non).

Ci-dessous vous trouverez les 12 règles de base pour écrire des documents Word accessibles.

  1. Donner une alternative textuelle à chaque image.
  2. Insérer le texte sous forme de texte et non de "boite de texte".
  3. Veiller à ce que les tableaux de données soient simples ou prévoir une variante simple.
  4. Configurer correctement la langue du document et de son contenu.
  5. Associer un texte significatif à chaque hyperlien.
  6. Utiliser les éléments structurants prévus pour la création de titres, paragraphes, notes de bas de page, etc.
  7. Utiliser les éléments structurants prévus pour la création de listes (numérotées ou non, à un ou plusieurs niveaux).
  8. Veiller à ce que le texte soit lisible en utilisant une taille de caractères et des contrastes appropriés.
  9. Si le texte est présenté en colonnes, utiliser uniquement la fonction prévue à cet effet.
  10. Placer les images en les insérant dans le texte et pas dans un tableau.
  11. Ne pas créer les espaces entre les paragraphes au moyen de retours à la ligne.
  12. Ne jamais créer d’espaces entre les lettres au moyen de la touche "espace".

Conseils pour créer des fichiers Excel accessibles

Référence : http://anysurfer.org/fr/node/210.

  1. Une police de caractères sans sérif (comme Verdana ou Trébuchet) est de manière générale plus lisible à l’écran qu’une police avec Sérif (comme Times New Roman ou Georgia).
  2. Ne pas utiliser uniquement des couleurs pour donner une structure à l’information contenue dans le document excel. Si possible souligner ou mettre en gras.
  3. Éviter les cellules vides consécutives. Si une personne aveugle rencontre plusieurs cellules vides consécutives elle pourrait avoir l’impression qu’il n’y a plus de données sur la ligne ou la colonne et passer à la ligne ou colonne suivante. Les personnes mal voyantes qui utilisent un agrandisseur d’écran auront le même problème.
  4. Si le document contient plusieurs feuilles, décrire brièvement sur la première feuille ce que contiennent les autres feuilles. Les onglets des feuilles supplémentaires en bas de page ne sont pas toujours remarqués par les personnes qui n’ont pas une vue d’ensemble de l’écran et une personne aveugle perdra beaucoup de temps à chercher si l’information disponible les intéresse ou pas.
  5. Donner un titre clair à chaque feuille.
  6. Éviter l’utilisation d’infobulles qui donnent de l’information complémentaire sur le contenu d’une cellule. Présenter cette information autrement (par exemple dans une feuille séparée).
  7. Une description textuelle doit être fournie pour chaque graphique.
  8. Une personne aveugle parcourt un fichier Excel cellule par cellule pour se faire une idée de son contenu et de sa signification. C’est très fastidieux. C’est donc une bonne idée de prévoir une courte description du contenu d’un fichier Excel si celui-ci est téléchargeable sur un site Web. Cela permet à la personne aveugle de savoir si le fichier contient les informations recherchées ou non.

Conseils pour créer des présentations Powerpoint accessibles

Référence : http://anysurfer.org/fr/node/211.

  1. Ajouter des descriptions textuelles pour les images, graphiques et schémas significatifs. Si ce n’est pas possible d’inclure la description dans la présentation, par exemple parce qu’elle est prévue pour être projetée, alors elle peut également être proposée dans un document séparé.
  2. Veiller à ce que le contraste entre avant et arrière plan soit suffisant. Il vaut mieux utiliser un arrière plan uni.
  3. Éviter l’utilisation de "boites de texte" parce que celles-ci ne sont pas accessibles aux utilisateurs de lecteurs d’écran.
  4. Veiller à ce que les extraits audio ou vidéo ne démarrent pas automatiquement, mais qu’ils puissent être démarrés par l’utilisateur. Cela évite de désorienter les utilisateurs de synthèse vocale.
  5. Éviter également que la présentation commence automatiquement et veiller à ce qu’elle puisse être interrompue à tout moment par l’utilisateur.

L’accessibilité des documents téléchargeables

Ces conseils ne sont pas sans rappeler l’ensemble des exigences présentées dans le projet de standard SGQRI 008-02 (PDF, 74ko), qui traite des mesures de mise en œuvre de l’accessibilité des documents téléchargeables.

Bien que l’on pense généralement au format PDF lorsqu’il est question de SGQRI 008-02, ce standard couvre aussi en partie les préoccupations liées aux autres formats, comme ceux de la suite Microsoft Office.

À mon humble avis, les listes de conseils proposées par AnySurfer s’avèrent donc une excellente base de sensibilisation lorsqu’il s’agit d’optimiser des documents pour les rendre plus accessibles aux personnes handicapées. Que pensez-vous de ces listes et des conseils qui y sont proposés ? Considérez-vous ces conseils comme pertinents, en voyez-vous d’autres qui vaudraient la peine d’être ajoutés ?